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Instandhaltung ist nach DIN EN 13306 und DIN 31051 die Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen, sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus eines Objekts, die dem Erhalt oder der Wiederherstellung ihres funktionsfähigen Zustands dient, sodass es die geforderte Funktion erfüllen kann.

Ein Objekt ist ein Teil, Bauelement, Gerät, Teilsystem, Funktionseinheit, Betriebsmittel oder System, das/die für sich allein beschrieben und betrachtet werden kann. Der Begriff der Anlage wird als Objekt, das einen potenziellen oder tatsächlichen Wert für eine Organisation darstellt, definiert. Beispiele für Anlagen sind Bauelemente, Maschinen, Fertigungsanlagen, Gebäude, Infrastrukturen usw.Die Definition von Instandhaltung in zwei unterschiedlichen Normen DIN 31051 und EN 13306 ist darin begründet, dass die harmonisierte Festlegung auf die europäische Norm noch nicht abgeschlossen ist. Die EU-Verordnung Nr. 1025/2012

zur europäischen Normung macht Vorschriften für die Zusammenarbeit zwischen europäischen und nationalen Normungsorganisationen für die Erarbeitung von europäischen Normen. Das Hauptziel von europäischen Normen ist die harmonisierte Festlegung auf technische oder die Qualität betreffende Spezifikationen in der europäischen Union.

In der europäischen EN 13306 hat das zuständige Europäische Komitee für Normung (CEN) eine Vereinheitlichung der Definition der Grundbegriffe für alle Arten der Instandhaltung und des Instandhaltungsmanagements – unabhängig von der Art des betrachteten Objekts – vorgenommen und die Grundbegriffe, einschließlich ihrer Definitionen, in Form eines Instandhaltungswörterbuchs festgeschrieben. Die Instandhaltung ausschließlich von Software ist von dieser Norm ausgenommen. Die nationale DIN 31051 wurde im Jahr 2019 letztmals fortgeschrieben und muss bei der nächsten Überprüfung zurückgezogen und durch die DIN EN 13306 als nationale Norm ersetzt werden.Während ältere technische Normen und Regelwerke unter Instandhaltung vornehmlich technische Maßnahmen beschreiben, um die Funktionssicherheit eines Objekts dauerhaft zu erhalten, hat sich der Anspruch an die Instandhaltung dahingehend verändert, dass sich Instandhaltung eben nicht nur auf technische Maßnahmen allein beschränkt, sondern auch administrative Maßnahmen wie, Planung, Handhabung von Dokumentationen, Analyse, Rückmeldung u. v. m. beinhaltet. Instandhaltung ist nicht mehr allein – je nach verwendeter Norm – eine bestimmte Abfolge von Maßnahmen, sondern bildet den Prozess eines auf die jeweilige Situation maßgeschneiderten Instandhaltungsmanagements ab. Unter die Definition fallen sowohl technische als auch organisatorische Tätigkeiten.

Die europäische Norm EN 13306 legt die Grundbegriffe für die technischen und administrativen Bereiche sowie für das Instandhaltungsmanagement fest. Die DIN 31051 und die DIN EN 13306 unterscheiden sich sowohl in der Struktur als auch in der Verwendung von Begriffen derzeit noch. Während die DIN EN 13306 nach Instandhaltungsarten und Instandhaltungstätigkeiten strukturiert, gliedert die DIN 31051 die Instandhaltung in Grundmaßnahmen, was aber nicht im Widerspruch zu den Anforderungen in der DIN EN 13306 steht. Ferner wird in der DIN 31051 der Begriff des Abnutzungsvorrates definiert, der bisher noch in der Terminologie der DIN EN 13306 fehlt. Nach Implementierung der Inhalte der DIN 31051 in die DIN EN 13306 wird die DIN 31051 zurückgezogen.Vor dem Hintergrund der Bedeutung der Instandhaltung von Objekten mit besonderer Schutzaufgabe und der Wahrung von Leib und Leben ist es naheliegend, dass sich hinter der Instandhaltung und insbesondere hinter dem Inspektionsbegriff auch eine hohe Verantwortung der handelnden Akteure verbirgt. Dies ist auch in der Fortschreibung der DIN 31051 zu erkennen. Der Unterschied in der Terminologie der Begriffe zwischen den Versionen 1985, 2003, 2012 und 2019 liegt zum Teil darin begründet, dass die den Begriffen hinterlegten Maßnahmen Teil eines Instandhaltungsmanagements geworden sind. Die früher benannten Maßnahmen sind in der neuesten Version der DIN 31051 nicht entfallen, sondern im Prozess individuell zu organisieren. Sie werden Teil der administrativen Maßnahmen und des Managements. Eine isolierte Verwendung der Definitionen – ohne den dahinterliegenden Prozess zu beachten – wäre daher falsch. Als Beispiel sei der Begriff Inspektion genannt: Während es in früheren Definitionen Maßnahmen zur Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustandes einer Einheit, einschließlich der Bestimmung der Ursachen der Abnutzung und dem Ableiten der notwendigen Konsequenzen für eine künftige Nutzung waren, heißt es in der aktuellen Fortschreibung 2019-06: Prüfung auf Konformität der maßgeblichen Merkmale eines Objekts, durch Messung, Beobachtung oder Funktionsprüfung. In den Anmerkungen werden die möglichen Maßnahmen beschrieben, diese können die Feststellung des Ist-Zustandes, die Analyse des Inspektionsergebnisses einschl. Beurteilung beinhalten, sie sind aber Teil des Managements. Es ist z. B. individuell zu regeln, wer beurteilt und die erforderlichen Konsequenzen ableitet. Eine Inspektion ist den allermeisten Fällen erst dann abgeschlossen, wenn diese auch beurteilt ist und ggf. erforderliche Konsequenzen eingeleitet werden. Der Normengeber schreibt aber nicht vor, wer beurteilt und die Konsequenzen veranlasst, sondern weist lediglich darauf hin, dass die Beurteilung und erforderliche Konsequenzen Teil des Managements sind und geregelt werden müssen. Aufsichtsbehörden richten ihr Augenmerk in der technischen Überwachung insbesondere darauf, ob eine Beurteilung von Inspektionen vorgenommen wurde und die erforderlichen Konsequenzen durchgeführt und dokumentiert wurden.

Instandhaltung ist besonders dort wichtig, wo das Versagen technischer Systeme Menschenleben unumkehrbar schädigt. In solchen Fällen ist die Überwachung von Instandhaltungsaufgaben meist eine hoheitliche Aufgabe, die in der Verantwortung des Staates liegt, wie beispielsweise in der Luftfahrt, im Eisenbahnwesen und beim Arbeitsschutz. Wegen der daraus resultierenden Kosten werden die damit im Zusammenhang stehenden Sicherheitsvorschriften im globalen Wettbewerb je nach Interessenlage als Standortnachteil oder als Standortvorteil betrachtet.

Die Instandhaltung von Flugzeugen, Eisenbahnfahrzeugen, Bahnanlagen und Brücken ist besonders genau geregelt.

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